Un informe no se hace... se presenta.

“Todo en la vida es norma. Desde el hombre hasta el mineral, todo lo que existe está sometido a un orden. La anarquía no conduce a nada: esteriliza”.

Gonzalo Martín Vivaldi

Un informe no es más que una rendición de cuentas que debe ser entendida como una sana práctica administrativa. Se informa a solicitud, en atención, para conocimiento o bajo requerimiento de otro.  Se informa para dar fe de algo, para poner en común datos que se quieren hacer útiles, para socializar ejecuciones.  Un informe implica dar conocimiento o cuenta de algo, poner en evidencia las labores o tareas propias y  la responsabilidad profesional. 

Esta primera aproximación obliga a aceptar que hacer un informe es un acto que responsabiliza, obliga o  compromete  a quien lo entrega. Lo que en términos de texto significa que un informe es una forma con muchas implicaciones de fondo.

LA RAZÓN DE SER  DEL INFORME

Un informe, como todo texto, debe cumplir una función comunicativa, debe obedecer a un motivo o tener una razón de ser. Es decir, todo informe debe tener una intención, satisfacer una necesidad informativa de aquél para quien se escribe y medir una obligación de quien lo hace. Esto es lo que se conoce como el componente pragmático del texto, un propósito específico que tiñe toda la información transferida en el mensaje.

De otro lado, es también una oportunidad para estimular y cumplir con el objetivo de promover una cultura de la rendición de cuentas. Es preciso comprender que la evaluación permanente es beneficiosa y permite actuar sobre la marcha para redireccionar o corregir.

De igual forma, el informe es una forma de generar información de registro histórico que puede facilitar posteriormente un análisis sobre la gestión de la dependencia cuyas ejecuciones se están informando.

Finalmente, presentar un informe transparente y claro es al mismo tiempo asumir responsabilidades con respecto a los compromisos adquiridos con anterioridad.

Por lo anterior, en el lector un informe tiene que despertar interés y llamar la atención, por el tema del que trata y por la forma en que se presenta. El destinatario del informe es, al mismo tiempo, el evaluador del mismo.

Las formas y  modalidades de los informes tienen distintos estilos. Se pueden hacer clasificaciones utilizando diferentes criterios. Por su contenido y propósito hablamos a diario de informes periodísticos, de investigación, académicos, de gestión y de lectura.  Por su amplitud se puede hablar de informes breves e informes extensos. Por su carácter, hay informes formales e informales. Por su periodicidad, que es propio de todo informe, aunque suene obvio, hay que mencionar los  informes diarios, semanales, mensuales, trimestrales, semestrales, anuales y quinquenales.

Todo lo anterior, de alguna manera, permite afirmar que un informe no se hace, se presenta. De allí la importancia de tener claro tanto las características del destinatario como el asunto concreto sobre el que éste solicita información.  La preparación y adecuación del contenido dependerá mucho de los conocimientos del destinatario sobre el tema, de sus preferencias, necesidades y motivos, y del grado de autoridad que tiene sobre el redactor. En síntesis, la presentación de un informe como cualquier acto comunicativo, parte del conocimiento del destinatario.

LA CARA DEL INFORME

Hablar de informes es hablar de precisión, síntesis, concreción y exactitud. En palabras de Alma B. León “el informe será convincente sólo si es coherente, claro, minucioso y sustentado con suficientes argumentos”[1].

Para Marina Parra, “aunque el informe se compone esencialmente de datos que informan, el autor interpreta esos datos para llegar a conclusiones y recomendaciones que debe sustentar; por esto, en este tipo de textos también está presente una estructura argumentativa. En ellos también aparece la estructura descriptiva porque se describen hechos”[2].

Por naturaleza, hablar de información  es hablar de veracidad, de claridad y de rigor; hablar de informes es hablar de datos, cifras y hechos reales. Esto implica que elaborar un informe sea un ejercicio desapasionado, independiente del sentir, lejos de cualquier desviación personal, de suposiciones  o interpretaciones superficiales, de justificaciones ante las dificultades o ante los inconvenientes propios de cualquier oficio.

La cara del informe es importante en la medida que resalta  las acciones principales de una gestión usando una terminología específica e insertándolas en una exposición objetiva que apela a las descripciones objetivas y a la narración verídica. “El informe escrito constituye una descripción y una explicación de todo el proceso cumplido para alcanzar la solución de un problema”[3]. En pocas palabras, hacer un informe es acudir al lenguaje informativo con fines administrativos.

EL CUERPO DEL INFORME

Todo informe escrito necesita de una estructura definida y clara, dice Cándido Araús. “Esta condición se impone por la misma índole del texto: su lector se aproximará al informe, dadas unas circunstancias muy especiales. Diremos, en este sentido, que es una obra ‘abierta’ a la orientación de sus consultantes a la búsqueda de caminos”[4].

De alguna manera, hacer un informe es desarmar para volver a armar, al estilo enseñado en el siguiente relato por Fernando de Manuel Dasí: 

“En Valencia, España, desde hace algunos años están incorporando nuevas líneas del Metro. En la construcción de una de ellas, su trazado obligó  a tener que desmantelar  un gran monumento para posteriormente volverlo a reconstruir de forma exacta y en el mismo lugar.

Paseando con mi mujer por aquel lugar vimos como un experto profesional estaba subido sobre un andamio que se había colocado alrededor de dicho monumento e iba señalando y numerando pequeñas partes de él, con exquisito cuidado. En un momento en que bajó del andamio para observar desde el suelo cómo iban quedando las partes señaladas, me acerqué comentándolo lo sorprendidos que estábamos al ver con qué esmero realizaba su trabajo.

Me dio las gracias y nos informó cómo realizaba su plan de acción: primero, estudiaba el monumento, segundo, marcaba por donde cortaría las piezas para hacer el menor daño posible, tercero, las numeraba perfectamente, cuarto, las desmontaban y guardaban en orden preciso, posteriormente realizaban el montaje en orden inverso.  Indicándome el tiempo empleado en el proceso, luego lo ganaban con creces y no presentaban problemas al reconstruirlo de nuevo”.[5]

El informe de Gestión debe contener básicamente tres grandes partes: una introducción  que le dé un contexto y lo ubique, un contenido principal –el grueso del informe- que involucre al lector cumpliendo con el objetivo trazado en relación con el cronograma de trabajo, y una conclusión que obligue al destinatario, de alguna forma, a tomar partido sobre el tema tratado, es decir, que genere una reacción.

La introducción debe dejar claros aspectos como la organización y dependencia a la que corresponde el informe,  el tipo de tareas sobre las cuales se informa y el periodo de tiempo establecido para su ejecución.

En el contenido se deben detallar las acciones y los recursos con que fueron ejecutadas.   Es posible hacer un relato cronológico, pero es  más recomendable la jerarquización de las tareas a la hora de abordar su narración.  En este sentido, la descripción de cada tarea debe ser específica, pero es necesario conservar el hilo narrativo, pues se trata de una sola gestión  y no de una lista de acciones independientes.

La conclusión del informe debe redondear y de alguna manera entregar los indicadores de evaluación.  Incluso, cabe mencionar las dificultades y sugerir acciones en prospectiva o correcciones en los procesos, sin olvidar que es el lector y no el escritor quien juzgará lo acertado o no de la gestión.

EL ALMA DEL INFORME

Ahora bien, por más trabajo que realice el redactor en la elaboración del texto, nunca la forma disimulará el contenido. En otras palabras, un informe no reflejará más que la eficiencia de su autor en las labores sobre las cuales informa. Un informe no es un disfraz, no maquilla, no tapa ni oculta lo que no se pudo hacer. Tampoco es un manual de disculpas para quedar bien ante un superior. Por ello, se informa sólo lo que se hizo y no lo que se dejó de hacer; acerca de lo que se tiene que informar y no de lo que se desea contar.

Administrativamente se habla del informe de gestión como una herramienta  fundamental para el control;  el informe se considera un instrumento de trabajo para una organización. La información consignada en este documento, dice Fernando de Manuel Dasí, “es imprescindible para la gestión de la empresa y el posterior control de los resultados dentro de ella”[6]. 

En ese sentido, el informe es soporte fundamental de cualquier proceso de mejoramiento continuo necesario para toda organización que pretenda alinear a los individuos con la estrategia corporativa. Se trata de un instrumento de apoyo al ciclo P.H.V.A.  institucionalizado por W. Eduard Deming, que se conoce como círculo de Deming y que se sintetiza con el consecutivo de los verbos planear, hacer, verificar y actuar.

El P.H.V.A. es una concepción gerencial que dinamiza la relación entre el hombre y los procesos y que busca controlarlos con base en el establecimiento, el mantenimiento y el mejoramiento de los estándares de calidad. Este ciclo ayuda de manera efectiva a adoptar y monitorear los procesos de una empresa, siempre y cuando se constituya en un procedimiento sin fin, es decir, que se planee, se tome una acción, se verifique si los resultados eran los esperados y se actúe sobre dichos resultados para volver a iniciar el ciclo.

En primer lugar, los resultados del informe sirven como base para la planeación de nuevas acciones, es decir, para determinar las metas y los métodos para alcanzarlas. Asimismo, marca una pauta y determina lo que se debe hacer, cómo ejecutar esas acciones. De manera obvia el informe es una evidencia, es la mejor forma de verificar los resultados de las acciones y si se han alcanzado las metas. Finalmente, se constituye en un punto de partida para actuar, para corregir los errores y emprender nuevos proyectos.

En síntesis, un informe de gestión permite conocer una realidad para corregir los errores, definir nuevos planes, modificar procedimientos, determinar nuevas políticas o tomar algunas  decisiones; pero también sirve como guía para el trabajo hacia futuro, como punto de partida para retomar lo que está inconcluso y, si es necesario, retocar lo que ya se ejecutó.   Se deduce entonces que todo informe genera acciones, bien sea prospectivas o de intervención.

El informe puede contener la solución a un problema, los métodos y procedimientos mediante los cuales se han obtenido los datos para hallar esa solución y las recomendaciones que se juzguen  hacer con respecto al problema del que se ocupa. El contenido de un informe también puede ser la respuesta a una consulta técnica o a una solicitud para colaborar en la solución de un problema.

EL ESPÍRITU DEL INFORME

Elaborar un informe es como hacer un acto de contrición con el ejercicio profesional.  Construirlo requiere tiempo, calma y sinceridad. Implica revisar los compromisos adquiridos, repasar los objetivos propuestos y metas trazadas, y medir los resultados de las acciones realizadas; es decir, cuantificar y cualificar. 

En el caso concreto del informe de gestión, si bien no existe una referencia conceptual concreta, el día a día de la vida organizacional  (independiente de las profesiones o cargos) permite inferir que se trata  normalmente de un texto escrito, a manera de documento, - aunque los hay también verbales, virtuales y visuales -, que se redacta en tiempo pasado y que da cuenta en forma de relato expositivo –no es una simple lista, es prosa - de una serie de hechos o situaciones diversas que han ocurrido o se han impulsado en un determinado periodo de tiempo. Queda claro pues que el contenido de un informe de gestión está constituido por los hechos y no por las palabras.

Hacer un informe es un ejercicio sencillo y complejo a la vez, que representa un ejercicio intelectual y emotivo de su escritor, y que deja ver de éste, su estilo personal para comunicar.

Finalmente, vale la pena recordar que entregar un informe es a la vez un acto comunicativo y administrativo. En ambos casos son muchas las implicaciones porque no sólo debe ser coherente, correcto y transparente, sino además puntual. Una imprecisión genera dudas y desconfianzas. Un retraso en su entrega  predispone negativamente  a quien lo recibe.

A continuación se presentan dos ejemplos específicos de informe, uno complejo y otro sencillo, los cuales serán analizados a la luz de los lineamientos planteados en este texto, fundamentalmente en relación con su estructura. El primero de ellos corresponde al informe de gestión académica durante el año 1999, presentado por la Escuela de Ingeniería de la Pontificia Universidad Católica de Chile, El segundo es un sencillo informe de su gestión en el ámbito de la lectoescritura, entre los años 2003 y 2004, presentado por Catalina Jaramillo Aguilar, estudiante de cuarto semestre de Comunicación y Relaciones Corporativas de la Universidad de Medellín.

En primer lugar, el informe académico plantea abiertamente en la introducción aspectos como la dependencia, las tareas desarrolladas y el período de tiempo de sus ejecución, es decir, ubica el contexto para el lector y le entrega elementos que sirven de punto de partida para el análisis del contenido. El único aspecto que, erróneamente, no se explicita tiene que ver con el nombre de la organización - Pontificia Universidad Católica de Chile -, quizás porque lo consideraron innecesario tratarse de un escrito de carácter interno.

1. INTRODUCCION

“La Escuela de Ingeniería forma parte de la Facultad de Ingeniería y desempeña sus actividades de docencia, investigación y transferencia tecnológica a través de 9 unidades disciplinarias que son los Departamentos de Ingeniería y Gestión de la Construcción, de Ingeniería Estructural y Geotécnica, de Ingeniería Hidráulica y Ambiental, de Ingeniería de Transporte, de Ingeniería Industrial y de Sistemas, de Ingeniería Eléctrica, de Ingeniería Mecánica y Metalúrgica, de Ingeniería Química y Bioprocesos, y de Ciencia de la Computación, y de 3 unidades interdisciplinarias que son los Centros de Minería, de Medio Ambiente y de Informática Educativa, esta última dependiente de las Facultades de Educación e Ingeniería.

Los cargos directivos de la Escuela de Ingeniería son ejercidos por el Decano de la Facultad, quien simultáneamente es el Director de la Escuela, y los Directores de Desarrollo, Investigación y Postgrado, Docencia y DICTUC”[7].

Pero también es posible hacer una introducción al informe de gestión de una manera un poco más sucinta, que no obstante recoja los elementos planteados para la introducción.

“El siguiente es un informe sobre mi gestión personal durante los años 2003 y 2004 para mejorar mis competencias lectoescriturales, los recursos utilizados, las acciones emprendidas para tal fin y por último, los resultados de dicha gestión”[8].

En relación con el contenido - el grueso del informe - es posible observar en ambos casos que en términos generales se cumple con las premisas de detallar las acciones y los recursos con las que fueron ejecutadas, a través de un relato descriptivo y no como una simple lista. Obsérvese cómo, fundamentalmente en el segundo ejemplo, se acude a una serie de conectores que permiten establecer la relación clara entre las partes y conservar el hilo narrativo de la historia:

Ejemplo 1:

“En cuanto a la actividad docente, ésta se imparte a través de cursos básicos y de especialización, dictados mayoritariamente por profesores de jornada completa. En cursos aplicados se cuenta con la valiosa cooperación de profesionales de prestigio y experiencia. La importancia del esfuerzo docente realizado durante el período puede apreciarse en el número de alumnos inscritos en los distintos programas. En el año 1999 se registraron 2.814 alumnos de pregrado, 22 de postítulo y 180 estudiantes de postgrado. De entre los estudiantes de postgrado, 45 se encuentran realizando cursos en el Doctorado; otros 15 están trabajando en su tesis.

Durante el período se confirió el grado de Licenciado en Ciencias de la Ingeniería a 401 alumnos, y el título de Ingeniero a 280 egresados. Se otorgó el grado de Magister en Ciencias de la Ingeniería a 57 graduados de diversos orígenes y nacionalidades. Asimismo, se confirió en 5 oportunidades el grado de Doctor en Ciencias de la Ingeniería”.[9]

Ejemplo 2:

Durante el 2003 desarrollé algunas tareas específicas para mejorar mis habilidades en la escritura. En el primer semestre del año, al cursar la materia Géneros Periodísticos con el profesor Diego Alonso Sánchez, aprendí acerca de diversos géneros como la noticia, la crónica, el perfil, la crítica, el editorial, el comentario, el artículo y la reseña, entre otros; además realicé varias prácticas, talleres y evaluaciones al respecto y al final del curso se entregó un trabajo final en forma de periódico corporativo en donde tuve la oportunidad de practicar exhaustivamente cada uno de estos temas.

De forma simultánea trabajé en algunos ejercicios y talleres contenidos en el libro “Curso de Redacción”, de Gonzalo Martín Vivaldi (Ed. Paraninfo, 2000), especialmente las lecciones 2 y 4,  que enseñan sobre reglas de puntuación y el uso y abuso de la voz pasiva, respectivamente. Esto con el fin de corregir algunas de mis dificultades a la hora de escribir. Otro libro de gran ayuda fue “La Cocina de la Escritura”, de Daniel Casany (Ed. Anagrama,1995), el cual se convirtió en una herramienta motivacional a la hora de crear textos propios en los formatos de cuento y crónica, con el fin de participar en los Premios Huella de octubre de 2003.

En cuanto a las competencias de lectura, leí regularmente algunos periódicos de circulación local o nacional, como El Tiempo y El Colombiano, así como revistas de interés general y de opinión, como Semana y Cambio 16. También incluí algunas novelas, como El Perfume, de Patrick Sûskind,  o El Anatomista, de Federico Andahazi y tres libros de no-ficción, como “Televisión y Educación”, “Crítica al Alca” y “Los Muertos no Hablan”, que, aunque fueron lecturas obligadas de clase, apoyaron este proceso de enriquecimiento.

En el 2004 el trabajo continuó a través de la clase de Plan Variable IV (Redacción de Textos Periodísticos), en donde aprendí a elaborar correctamente memorandos, circulares, cartas, actas y obviamente informes de gestión, teniendo además la oportunidad de practicar con cada uno de ellos en talleres o trabajos que luego fueron evaluados por el profesor Jhon Jaime Osorio. En clase de Métodos de Investigación recurrí a otro estilo de escritura más impersonal y orientada a lo científico, pero igualmente valiosa al momento de redactar proyectos de investigación, tesis o trabajos de grado. He continuado además con la lectura periódica de la prensa nacional y las revistas de actualidad”.[10]

En el caso del informe de gestión de la Pontificia Universidad Católica de Chile la  conclusión es su parte más débil pues está ausente. No existe parte alguna en la cual se redondee o presente indicadores de gestión o sugerencias para mejorar procesos. Por el contrario, en el caso del informe de la estudiante, prácticamente todas las exigencias para una buena conclusión se cumplen a cabalidad.

Ejemplo 2:

“De lo expuesto anteriormente, durante el período 2003-2004 puedo resaltar el esfuerzo constante para mejorar mis habilidades y competencias en la escritura y la lectura, sobre todo en un contexto universitario y de desarrollo como futura profesional en Comunicación Organizacional. Al hacerlo, se ha beneficiado tanto mi forma de redactar (entendida como la construcción de un mensaje coherente y articulado), como mi estilo  (el arte, sello personal e intransferible del escritor); ambos son ahora más precisos, fluidos y maduros, aunque aún presentan algunas falencias sintácticas y de utilización inadecuada de verbos, en las cuales habrá que trabajar más. También es importante retomar la redacción de crónicas y cuentos con el fin de participar en los Premios Huella de este año, objetivo que no se cumplió en el 2003 a pesar de todas las buenas intenciones.

En términos generales, y basándome en las buenas notas obtenidas en las materias afines al área de redacción y escritura, observé buenos resultados y una gran mejoría de mis competencias lectoescriturales en relación con los años precedentes.

El camino a seguir para el próximo período consiste en incrementar los niveles de lectura y en ampliar los temas más allá de lo puramente académico y curricular. También es necesario continuar con ejercicios de escritura que me permitan corregir errores y depurar el estilo. Por último, es indispensable combinar todo este entrenamiento con la creación de textos propios que inspiren y fortalezcan este proceso”.[11]