Uno de los más importantes aspectos de evaluación de cualquier evento lo constituye el eco que de él hayan hecho los medios de comunicación. Las publicaciones en prensa, radio y televisión se convierten en un indicador de gestión para la organización. llegar a los medios, y a través de ellos a la comunidad, es función básica de las salas de prensa, unos “espacios” a través de los cuales gira toda la información del certamen.

La sala de prensa es casi tan importante como el evento mismo. Un mediano evento puede parecer de gran magnitud como consecuencia del acertado y estratégico manejo que se haga de la información; igualmente, un gran certamen puede pasar desapercibido ante la comunidad debido a un manejo desacertado de una sala de prensa. Así, puede decirse que las salas de prensa no son sólo el vehículo de difusión sino también la imagen del evento.

Lo anterior indica que cualquier sala de prensa debe ser cuidadosamente planeada y estructurada. Si bien la magnitud del evento dará la pauta para la magnitud de la sala de prensa, en cualquier caso no debe descuidarse ningún detalle, nada debe dejarse al azar y siempre hay que estar preparados para solucionar inconvenientes. Esto se logrará estableciendo con anterioridad las reglas de juego y determinando las funciones y responsabilidades de quienes hagan parte de ella.

Laborar en una sala de prensa es como hacer parte de una orquesta sinfónica en la cual cada uno toca su instrumento en el momento preciso y en el tono adecuado. No obstante, existe una exigencia muy particular: todos los integrantes  deben saber no sólo leer las partituras sino además del manejo básico de todos los instrumentos de la orquesta, por si se presenta la necesidad de reemplazar a alguno de los compañeros.

LOS ENSAYOS PREVIOS

Así como las labores para la realización de un evento comienzan con anterioridad al evento mismo, las de la sala de prensa deben iniciarse también de manera previa. En concordancia con los objetivos planteados por la organización,

EL ESCENARIO

Es importante aclarar que el término sala de prensa se refiere más a las funciones que al espacio físico donde funciona. Es decir, no es obligatorio - aunque sí mucho más cómodo, presentable y eficaz - que la sala de prensa tenga un sitio determinado. De hecho, existen salas de prensa que podrían denominarse “virtuales”, toda vez que funcionan integradas a comités o subcomités de la organización, y sus integrantes transitan por el lugar donde tiene lugar el evento cumpliendo funciones específicas pero sin la necesidad de acudir o permanecer en un espacio determinado.

En esa dirección, el primer paso a dar es especificar qué clase de Sala de Prensa  vamos a montar.  Es decir, si tendrá espacio físico o no para su funcionamiento, si su  montaje incluye infraestructura dentro y fuera del escenario del evento,  con qué calidad y cantidad de presupuesto se cuenta. Como se planteó anteriormente, la  magnitud del evento dará la pauta y las pistas para saber cuáles deberán ser las características de la Sala de Prensa. En otras palabras, qué escenario requiere la orquesta para dar su concierto. Eso sí, hay que advertir que los grandes conciertos sólo se pueden dar en escenarios adecuados para ello.

Cuando se decide ubicarla en un espacio físico determinado, lo más importante es saber optimizar los recursos materiales y humanos. A eso nos debe llevar el ejercicio básico que se debe hacer para escoger el lugar adecuado y los elementos indispensables para el montaje de una Sala de Prensa. Si planificamos en grande podremos  producir en grande.

Ahora bien, el espacio físico de funcionamiento no tiene que estar indispensablemente ligado al sito del evento, aunque sea lo más recomendable. Es decir, la Información se puede producir  desde cualquier lugar donde haya facilidades de comunicación, tanto para  producir los boletines como para enviarlos. Lo fundamental es que esté adecuadamente dotada y que los periodistas encuentren en ella personas dispuestas y todo lo necesario para desarrollar de manera eficiente su labor. No obstante, lo mejor es que la sala de prensa funcione lo más cerca posible al escenario central del evento, por facilidad y comodidad para los periodistas y para los mismos integrantes del equipo de trabajo.

Por obvias razones, lo que sí es obligatorio es que funcione dentro de las  instalaciones donde se lleva a cabo el evento. Por ningún motivo esta dependencia puede estar fuera del perímetro lógico del evento pues su funcionamiento perderá la agilidad e inmediatez que requiere el proceso de generar y enviar información. De la única manera que se concibe una situación de ese tipo es cuando se trata de un evento de carácter callejero y dura un solo día, por ejemplo: una carrera atlética,  un festival de teatro, o en casos como una prueba ciclística por etapas, en los que se estila montar salas de prensa rodantes y en la ciudades a donde llega cada  fracción.

EL DIRECTOR DE ORQUESTA

Quien elige la partitura, es decir, quien toma las decisiones, dirige y asigna las funciones es llamado el Jefe de Prensa del evento. Sus funciones básicas se orientan hacia la coordinación, en otras palabras es el gerente de la información, es quien programa la gestión y trabaja para que esa gestión se ejecute de acuerdo con el plan trazado.

Por obvias razones, un Jefe de Prensa por sí solo no puede asumir la función de dirigir y ejecutar. Tampoco es prudente, para garantizar que el objetivo se cumpla, que tenga que desempeñarse en la elaboración de boletines, llamadas, contactos, envío de fax, o tareas similares.

Ser Jefe de Prensa no es ostentar un título honorífico, pero tampoco es un cargo en el cual las funciones de orden primario (escribir, llamar, reservar, consultar, verificar, etc.) puedan ser ejecutadas por quien tiene el mando. De allí que su función primaria es la de seleccionar el equipo de trabajo, en otras palabras, los músicos. Para ello, reiterando que todos deben saber interpretar los diversos instrumentos, es necesario que el director de orquesta haga un minucioso análisis de las partituras y de las claves exactas en que necesita que se interpreten. De esa forma, él manejará la batuta y su equipo interpretará los instrumentos en el ritmo que les imponga.

Alguien dijo que dirigir tiene que ver con el arte de saberse rodear. Para un Jefe de Prensa eso es fundamental pues mientras él dirige y coordina, los demás adelantan y cumplen con esas funciones de orden primario mencionadas atrás. Eso sí, sin olvidar que el concepto moderno de dirigir es sinónimo de liderar y que, en tal sentido, el líder es aquel que participa activamente en cada uno de los procesos, estimula a los integrantes del equipo y los impulsa con el ejemplo a actuar correctamente.

Una vez elegidos los músicos viene la segunda y más importante tarea del Jefe de Prensa que es la asignación de funciones. A la hora de iniciar el montaje, preparación y adecuación de una sala de prensa es fundamental distribuir las tareas de acuerdo con el cronograma de trabajo y con las fortalezas de quienes van a cumplirlas. Un buen director sabe quién en la orquesta toca mejor cada uno de los instrumentos.

Delegar es un acto de fe y de confianza, es creer en la capacidad del  personal que conforma la Sala de Prensa. Pero, al momento de distribuir  las funciones, hay que considerar qué cualidades tienen los miembros del. equipo de trabajo para poder entregarle, a cada uno, la función que, con  seguridad, ejercerá de manera más eficiente.

Conclusión: en la distribución de funciones el Jefe de Prensa debe tener  en cuenta las fortalezas y debilidades del grupo para potenciar a cada uno  hacia lo que más sabe y de esa forma evitar fisuras a la hora de lograr un  resulto óptimo.  Una vez discriminadas las funciones y entregadas a sus respectivos  responsables, la tarea de la Sala de Prensa entra en un proceso de  ejecución que debe ceñirse, estrictamente, al cronograma trazado para cada  día.  Si el evento lo exige, ese cronograma debe tener un cumplimiento con su  respectiva evaluación, dos veces al día.

Es también función básica del jefe de prensa liderar la relación con los medios, llevar de la mano a su equipo de trabajo para que comprenda cómo se maneja esa relación para que los resultados sean plenamente satisfactorios para ambas partes. Un buen jefe de Prensa no debe olvidar nunca, como sostiene Hugo Mouján, que ”encarar a los periodistas con gestiones de prensa requiere de estrategias particulares. A veces hace falta ser excesivamente amable; otras, muy profesional. En ocasiones se debe ser expeditivo, y en ciertos casos ‘dadivoso’ con el profesional”.[1]

En términos generales, el Jefe de Prensa debe tener las siguientes características:

1- Capacidad profesional y conocimiento del tema.

2- Excelentes relaciones humanas y públicas.

3- Don de mando y autoridad.

4- Credibilidad.

5- Especial conocimiento de los medios de comunicación.

6- Saber rodearse del personal adecuado.

7- Conocimiento avanzado del manejo de computadores, Internet, fax, impresoras.

LOS MÚSICOS

Así como el éxito de un concierto depende en buena medida de unos buenos músicos, el éxito del evento, en cuanto a cubrimiento por parte de la prensa se refiere, depende en gran parte de la conformación de un buen equipo de trabajo para la sala de prensa. El personal asignado para trabajar en ella debe tener  ciertas características esenciales que lo enmarcan dentro de un perfil específico, es decir, cualquier persona, por amigable y simpática que sea, no está habilitada para manejar los servicios de esta clase de centros.

En primer lugar, todos los miembros del equipo deben comprender que más que una relación del Jefe de Prensa con los medios, lo que se debe  mantener es una relación entre la Sala de Prensa y los periodistas de los  medios. Eso implica disposición permanente y responsabilidad total, además porque el Jefe de Prensa no puede ejercer solo la función de informar. Esa labor solitaria sería imposible y todos los  integrantes de la Sala de Prensa deben tener contacto con los medios para proporcionales, de manera oportuna, la información que luego será publicada.

Exigencias mínimas:

1-    Un comunicador profesional o un estudiante de comunicaciones.

2-    Con amplio sentido de las relaciones humanas y sociales.

3-    Comprometido, leal y responsable.

4-    Con conocimientos básicos sobre el tema y sobre la labor de informar.

5-    Ecuánime e imparcial.

6-    Con criterio y decisión.

7-    Excelente presentación personal.

Características de quienes laboran en ellas:

1-Conocimiento.

2-Destreza.

3-Habilidad.

4-Persistencia.

5-Credibilidad.

6-Confianza.

7-Transparencia.

8-Carácter.

9-Horario disponible.

10-Y ganas.

LOS INSTRUMENTOS

Además de un director capaz, unos músicos bien dispuestos y preparados, y un escenario práctico y adecuado, un buen concierto requiere de excelentes instrumentos para que suene y se quede en la memoria del público. Otra de las claves para hacer una buena sala de prensa es dotarla con las herramientas mínimas necesarias para su adecuado funcionamiento.

Esas herramientas deben ser acordes con la magnitud del evento y, en lo posible, con la tecnología y las necesidades de cada medio, de tal forma que los periodistas realicen cómodamente su labor. En ese sentido, además del personal que compone el equipo básico de trabajo, se requiere de elementos como:

1 – Computadores con Internet

2 – Servicio de fax

3 – Servicio de Telefonía nacional e internacional

4 – Papelería con información del evento

5 – Servicio de mensajería

6 – Servicio de fotografía.

7 – Servicio de video

8 – Servicio de voz

9 – Un radio o grabadora y un televisor (para monitorear la difusión al evento)

Para qué son estos elementos

1-    Jefe: para diseñar, proyectar y ejecutar el servicio de la Sala de Prensa

2-    Los otros comunicadores: para llevar a cabo la labor de elaborar y enviar los boletines de prensa. Para ser el contacto directo con los medios.

3-    Computadores, teléfonos y papelería: son las herramientas básicas para  el trabajo de los comunicadores.

4-    Telefonía nacional e internacional: son la herramienta para el contacto con los medios de afuera, indispensables en caso de que el evento tenga carácter internacional.

5-    Mensajero y secretaria: son el apoyo para la función que cumplen el personal de comunicadores.

6-    Servicio de fotografía: es darle a los medios escritos la posibilidad de que el evento los provea del material gráfico en caso de que ellos no hayan enviado su propio personal.

7-    Servicio de voz y de audio: cumplen la misma finalidad que el anterior,  pero para los medios radiales y televisivos.

EL PÚBLICO

Cuando se organiza un evento de cualquier tipo, el público objeto son los posibles interesados en asistir al mismo. No obstante, el público de la sala de prensa son los periodistas y a la hora de la evaluación son ellos quienes tienen la última palabra. No se puede olvidar que si un asistente sale inconforme del evento es posible que sus comentarios lleguen a un grupo reducido de personas. Pero si los inconformes son los periodistas, es muy posible que a las fallas se les haga eco a través de los mismos medios masivos y eso puede ser fatal. Por esa razón, en esa sinfonía no debe existir ninguna disonancia.

Ninguno de los integrantes de la sala de prensa puede olvidar, en ningún momento, que una buena relación con los medios se fundamenta tanto en la información que le entregan a los periodistas como en la que reciben de ellos. Es decir, ese flujo de información de adentro hacia afuera debe tener  también una retroalimentación de afuera hacia adentro: lo que se produce  en la Sala de Prensa debe verse reflejado en los medios y, por consiguiente, consignado en el archivo de prensa.  De forma más sencilla la comunicación desde una Sala de Prensa debe tener  el siguiente camino:

Yo te informo,

Tu informas con lo que yo te informo

Yo archivo lo que tu informaste sobre mi información

La información archivada es lo que yo le presento como informe a la organización

Tampoco debe olvidar ninguno de los miembros del equipo de trabajo la Regla de oro de las salas de prensa: Para que esa retroalimentación sea viable, se mantenga y perdure, las  relaciones entre la Sala de Prensa y los medios (periodistas) deben ser cordiales, atentas, útiles y por sobre todo, estrictamente profesionales.  Las preferencias o discriminaciones con periodistas y medios, generará una fisura en las relaciones que puede llevar a que la información sea bloqueada.

Igualmente, existe una norma de conducta que deben observar los Jefes y las Salas de Prensa: es tan importante para el evento la hoja parroquial como  El Colombiano, El Tiempo, el Canal Caracol o el de RCN.

Si bien el valor agregado de una información publicada en El Tiempo es  mayor para los objetivos de la organización y los patrocinadores, el valor  informativo, de comunicación, es igualmente valioso en todos los medios.  Así sea una sola persona la que lea la hoja parroquial, si ahí salió nuestra información publicada, nuestro objetivo está cumplido.

Para finalizar, la Sala de prensa tiene que darles a los periodistas, como mínimo, lo  siguiente:

1- Información veraz y oportuna

2- Comodidades para el desarrollo de su trabajo

3- Facilidades técnicas para cumplir su función

4- Recursos adicionales: fotos, textos individualizados, textos  específicos.

5- Atención personalizada en la medida en que los recursos así lo permitan  Sin embargo, aparte de esas comodidades físicas, lo básico es que la Sala de Prensa sea un nexo eficaz entre la organización y los medios, un  facilitador de la labor de los periodistas, un convincente vehículo de comunicación que logre generar información pública.

Todo lo anterior implica que para distribuir los servicios de la Sala de Prensa haya que tener en cuenta detalles que a simple vista parecen obvios, pero que suelen olvidarse por ser precisamente eso, obvios.

A.- El personal que laborará en la Sala de Prensa NUNCA debe quedar  ubicado de espaldas hacia la puerta de acceso al recinto: por simple  lógica, ellos cumplen la función de anfitriones, por lo tanto, deben estar  siempre atento a la llegada de la gente de los medios.

B.- Los teléfonos con discado directo nacional e internacional, NUNCA  deben tener libre acceso para los periodistas visitantes. Ofrecer un  servicio gratuito implica que quienes se benefician de él suelen abusar.  Ofrezca el servicio personalizado de llamadas, de esta forma se previene contra los abusos y optimiza los resultados.

C.- JAMÁS diga que "el boletín de prensa ya se acabó". Es una forma de mostrar  ineficiencia.

D.- La Sala de Prensa SIEMPRE debe estar disponible para colaborar con los  periodistas visitantes. Sin embargo, ese servicio tiene límites. NO permita que abusen de su hospitalidad y generosidad.

E.- Los boletines de prensa NUNCA deben tener errores, ni de ortografía ni de redacción ni de sintaxis. Un error es un ruido en la comunicación.

F.- JAMAS acredite como periodista a quien no lo es. Es una falta grave  contra su profesión. Al mismo tiempo, haga respetar el buen uso de las escarapelas.

Algunas funciones más comunes en una Sala de Prensa:

1-    Jefe de prensa (planea, proyecta, dirige y ejecuta).

2-    Sub jefe de prensa (supervisa áreas específicas de trabajo manual).

3-    Elaboración de boletines: su responsable está en la obligación de procesar la información tan veraz, oportuna y ágilmente como lo demande el torneo.

4-    Envío de fax: de su agilidad y destreza depende que la información llegue oportunamente a los medios. Su conocimiento debe ir más allá de saber los números telefónicos. Debe estar al tanto de lo último en tecnología en ese campo.

5-    Responsable del archivo de prensa: es la memoria del evento, es la carta de presentación de la Sala de Prensa. Su elaboración debe ser tan minuciosa, detallada e impecable, que sirva de marco de referencia para otros torneos.

6-    Recepción: atención a los medios dentro del recinto de la Sala de Prensa.

7-    Manejo de Internet: envío de información a través de este medio, con la misma agilidad y destreza que lo hace quien envía los boletines.

8-    Relaciones: persona que sirve de contacto entre los protagonistas del evento y los medios.

9-    Moderador de conferencias de prensa.

10- Organizador de ruedas de prensa.

11- Personal técnico: mantenimiento, soporte en computadores, electricista, etc.

CONCLUSIONES FINALES

A manera de resumen, es importante hacer algunas consideraciones básicas sobre las salas de prensa:

1-    La Sala de Prensa es tan importante como el evento mismo.

2-    La Sala de Prensa es la imagen del evento.

3-    Los integrantes de una Sala de Prensa deben tener sentido de la  responsabilidad, y por sobre todo, saber escribir, hacerlo bien, sin  errores.

4-    El objetivo de una Sala de Prensa es hacer que el evento que la contrata tenga difusión en los medios masivos de comunicación.

5-    La cantidad y calidad de recortes de prensa, casetes de audio y de  video, son una forma de medir la eficiencia de una Sala de Prensa .

6-    El archivo de prensa es el resumen de la historia del evento.

7-    Las memorias del evento son el resumen de la Sala de Prensa.

8-    Las salas de prensa se planean, se estructuran y funcionan por y para los periodistas.